Trong Quản Lý Dự Án (Project Management) mô hình Project Managemement Triangle) thường được sử dụng để đánh giá nguồn lực dựa trên ba yếu tố Time, Scope, Cost. Bởi vì thời gian là hữu hạn, chi phí có hạn nên việc xác định Scope là cực kì quan trọng. Và việc này càng quan trọng hơn với các sản phẩm start-up, khi mà nguồn lực không dồi dào và việc đánh giá mức độ ưu tiên một cánh đúng đắn của các mục tiêu và hành động giảm thiểu tỉ lệ thất bại của dự án.
Có nhiều cách để mô hình hoá và đánh giá mức độ ưu tiên của các công việc. Trong bài viết này, tôi muốn giới thiệu một mô hình giúp đánh giá mức độ ưu tiên hiệu quả đó là RICE Scoring Model.
RICE viết tắt của bốn yếu tố Reach (Độ tiếp cận), Impact (Độ ảnh hưởng), Confidence (Độ tự tin) và Effort (Công sức) khi nhìn nhận Ideas/Solutions/Actions mà trong bài viết này tôi gọi chung là Item.
Ý tưởng cơ bản của RICE Model là đánh giá Priority (Độ ưu tiên) của các Item dựa trên bốn yếu tố kể trên, để từ đó có sắp xếp sự ưu tiên hợp lý, tối ưu hoá nguồn lực để đạt đượt kết quả tối đa với nguồn lực có hạn.
RICE SCORE
Với mỗi Item, chúng ta sẽ đánh điểm theo RICE Score.
- RICE Score = Reach (R) x Impact (I) x Confidence (C) / Effort (E)
Tiến hành sắp xếp các Item theo RICE Score chúng ta sẽ có danh sách các Item để từ đó đánh giá mức độ ưu tiên một cách nhanh và hợp lý hơn.
Reach (Độ tiếp cận)
Số lượng users chịu ảnh hưởng của giải pháp trong một khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ:
- 10k users mới cài app trong 1 tháng.
Có hai cách cơ bản để tính Reach
1. Dựa vào số liệu thực tế đã thu thập được
- Ví dụ : Trong tháng 1/2022, dữ liệu từ Google Analytics cho thấy có 10k new users. Nếu công ty vẫn duy trì ngân sách UA và eCPI không có nhiều biến động, qua tháng 2 dự kiến vẫn sẽ có 10k new users.
2. Tính toán dựa trên số liệu đã có hoặc phỏng đoán
- Ví dụ: Sản phẩm chưa triển khai nhưng ở lĩnh vực này trung bình eCPI là $1. Công ty dự kiến sẽ bỏ ra $10k/tháng để chạy UA (User Acquisition Campaign). Giả sử CPI = $1 → Sau 1 tháng sẽ thu về 10k installs.
Impact
Impact thể hiện mức độ ảnh hưởng của giải pháp. Với Impact, chúng ta có thể nhìn lại các Key Metrics chính mà sản phẩm đang hướng tới để có phương pháp ước tính cho phù hợp.
Ví dụ:
- Item 1: “Tăng tỉ lệ users hoàn thành bước Onboarding từ 50% lên 75% bằng cách thêm hướng dẫn sử dụng”.
- Item 2: “Tăng tỉ lệ users mua gói 1 Year Subscription để sử dụng app từ 5% lên 10% bằng cách bổ sung thanh toán qua VISA”.
Nếu xét trên tiêu chí Revenue (Lợi nhuận) thì rõ ràng Item 1 có Reach cao hơn nhưng Impact lại không bằng Item 2.
Sau khi có phương pháp đánh giá Impact của từng Item, chúng ta có thể dùng thang đo để thể hiện mức độ quan trọng của từng Item:
- 3 điểm ➢ Massive Impact
- 2 điểm ➢ High Impact
- 1 điểm ➢ Medium Impact
- 0.5 điểm ➢ Massive Impact
- 0.25 điểm ➢ Minimal Impact
Confidence
Với mỗi Item, đôi khi chúng ta thấy chúng thực sự mang lại Impact lớn nhưng không đủ dữ liệu để chứng minh. Confidence là yếu tố giúp chúng ta
Với Confidence hãy dùng thang đo sau:
- 100% ➢ High confidence
- 80% ➢ Medium confidence
- 50% ➢ Low confidence
Với những Item có mức độ confidence cực thấp <50%, hãy giành thời gian để tìm thêm dữ liệu cho Item đó để tăng confidence hoặc đơn giản là để Item nguyên ở đó với Confidence Score = 0 để đánh giá ở các Phase sau khi chúng ta đã có đủ dữ liệu. Dữ liệu ở đây có thể là metrics sản phẩm đang có, quantitative data từ primary/secondary research, published papers, case study, expert advising, learnings from other products, etc.
Effort
Là tổng thời gian để hoàn thành Item theo dự kiến bao gồm nguồn lực từ nhiều team chức năng như Product, Marketing, Engineer, etc.
Effort có thể lấy đơn vị theo person-months (tổng số người cần cho N tháng) hay man-months (tổng thời gian làm việc cần cho N tháng).
Ví dụ:
- Với Action Item “Tăng tỉ lệ users mua gói 1 Year Subscription để sử dụng app từ 5% lên 10% bằng cách bổ sung thanh toán qua VISA” cần: 1 Product Owner 0.5 tháng, 1 UI Designer 0.25 tháng, 1 Back-end 0.5 tháng, 1 Mobile Developer 0.5 tháng ➣ Total: 1.75 person-month
Khi nào có thể áp dụng RICE Scoring Model?
Đa phần với các giai đoạn hay mô hình phát triển sản phẩm như Agile, Waterfall hay Design Thinking ở các giai đoạn cần đánh giá Priority của các Item đều có thể áp dụng RICE Scoring Model.
Kinh nghiệm áp dụng RICE Scoring Model
Lý thuyết có thể dễ học, tuy nhiên việc áp dụng cho từng trường hợp sản phẩm, team, công ty luôn luôn đòi hỏi sự khéo léo của Product Manager.
Qua quá trình áp dụng trong các sản phẩm mà tôi từng làm việc, có một số kinh nghiệm sau:
- Tìm cách chia sẻ kiến thức, case study trước khi khi áp dụng thực tế. Hoặc ít nhất hãy cho các stakeholders thời gian để tìm hiểu, đặt câu hỏi và nhận được dự đồng thuận của team.
- Thống nhất phương pháp đánh giá các yếu tố Reach, Impact, Confidence, Effort.
- Ưu tiên các stakeholders tham gia vào việc đánh giá RICE là những người có authority để make decisions. Điều này để đảm bảo thời gian planning không bị chia ra quá nhiều giai đoạn và phải giải thích, đàm phán lại Score khi đến mức cao hơn.
- Đảm bảo số lượng stakeholders tham gia đánh giá RICE không quá nhiều và vừa đủ. Ví dụ: 1 leader/manager từ mỗi team Product, Marketing, Technical, etc.
- Áp dụng RICE Score một cách mềm dẻo và các item cần được rà soát, điều chỉnh thường xuyên ở mỗi đợt review & planning như Sprint Planning/Bi-weekly Review/Quarterly Review & Planning, etc.
- Với 4 yếu tố Reach, Impact, Confidence, Effort hoàn toàn có thể đi sâu hơn và có sự đánh giá chính xác hơn nhưng điều này cũng đồng nghĩa với sự phức tạp và thời gian tăng lên. Cho nên tuỳ trường hợp mà Product Manager cần quyết định phù hợp.
ICE Score
Trong những những hợp nguồn dữ liệu chưa sẵn có hoặc chưa đảm bảo độ tin cậy. Một biến thể của RICE Scoring là ICE Scoring thường được áp dụng, ở đây chúng ta loại bỏ Reach trong công thức tính.
RICE Scoring Model không phải là phương pháp đánh giá Priority tốt nhất và theo tôi không có phương pháp nào là tốt nhất. Có nhiều model để đánh giá Priority, mỗi phương pháp sẽ phù hợp cho từng trường hợp nhất định. Chúng ta nên biết và tuỳ trường hợp mà chọn lựa để áp dụng cho hiệu quả.
Xin liệt kê một số mô hình khác để bạn tìm hiểu thêm:
- Cost of Delay (CoD)
- Kano Model
- MoSCoW (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have)
- Value vs. effort
- WSJF (Weighted shortest job first)
hoangtung 