Effective Meeting

Với dân văn phòng, người làm về công nghệ như chúng ta thì Meeting là một phần không thể tách rời khỏi công việc.

Khi mới đi làm, tôi chưa biết gì nhiều. Anh chị nào nhắn tôi bảo cần meeting là tôi ok luôn. Đến giờ là đi meeting thôi, vào meeting họ hỏi gì cần gì thì mình xoay xở nấy. Không suy nghĩ gì nhiều.

Đi làm được một vài năm, vai trò tăng lên chút, quản lý thêm một nhóm nhỏ. Có vấn đề gì cần giải quyết là tôi cứ vậy hẹn meeting để trao đổi. Tới meeting thì trình bày vấn đề để mọi người cùng trao đổi. Tôi cũng không suy nghĩ gì nhiều.

Sau này được công ty cho đi học, quan sát từ các sếp tôi bắt đầu biết cách hệ thống hóa lại chút, biết cách sao để tổ chức meeting hiệu quả hơn. Trước đây tôi khá bản năng, mặc dù cách làm thì không phải tệ, nhưng có đôi chỗ vì không nắm được gốc rễ nên nhiều khi meeting không hiệu quả, tôi nghĩ vì những lý do khác như vấn đề quá khó nên họp mãi mà không được gì.

So với các vị trí khác trong team phát triển thì công việc của Product Owner/Product Manager đòi hỏi giao tiếp nhiều, thường xuyên tổ chức meeting và tham gia nhiều meeting. Với tôi thì con số này chiếm khoảng 30% thời gian làm việc.

Tôi đã ước rằng có người chỉ tôi những kỹ năng này sớm hơn. Cho nên tôi viết bài để chia sẻ chút kinh nghiệm cho những ai vẫn thấy có khó khăn trong việc tổ chức và tham gia họp.

Host & Participant

Thông thường thì mỗi meeting có hai vai trò chính là Host và Participant.

Host là những người chủ động set up meetings, người này sẽ là người đặt vấn đề tại sao cần tổ chức meeting và cũng có thể là người dẫn dẵn meeting trong suốt quá trình diễn ra.

Participant là những người tham gia đóng góp với lời mời từ Host. Tham gia để nắm bắt thông tin, tham gia để đưa ý kiến, tham gia để cùng giải quyết vấn đề,..

Ngoài ra cũng sẽ có các thành phần khác có thể gọi tên như Secretary, Timekeeper, Decision Maker, etc. Nhưng đa phần sẽ được kiêm nhiệm bởi Host hoặc Participant.

Host

Before the meeting

1. Xác định purpose (mục đích) và objective (mục tiêu).

• Purpose: Mục đích tổ chức meeting (Ví dụ: Planning). Xác định mục đích tổ chức giúp cả Host xác định dễ dàng hình thức tổ chức và các thành phần cần tham gia. Giúp Participants hiểu rõ vai trò và những gì mình cần làm trong meeting. Một số loại meeting phổ biến sau:
  • Information Meetings
  • Decision-Making Meetings
  • Problem Solving Meetings
  • Brainstorming Meetings
  • Planning Meetings
  • One-on-one Meetings
  • Status Update Meetings
  • Culture Buildings

• Objective: Mục tiêu tổ chức meeting (Ví dụ: Tech Sprint 39 Planning). Mục tiêu thì cần nêu rõ vấn đề cụ thể phải tổ chức meeting.

2. Xác định participants (thành phần tham gia).

• Thành phần tham gia cần đảm bảo trong số lượng hợp lý. Kinh nghiệm của tôi là chỉ mời những key participants mà bắt buộc cần có họ. Khi xác định đúng những người này cũng sẽ dễ hơn để đặt thời gian phù hợp, càng. Càng nhiều người tham gia meeting sẽ càng khó sắp xếp thời gian, càng có nhiều thành phần gây nhiễu và gây lãng phí thời gian của những người mà đáng lẽ họ không cần tham gia.

3. Thông tin rõ cho participants về meeting

• Các thông tin sau cần truyền đạt rõ ràng qua nhiều hình thức.
  • Meeting Goal: Mục tiêu cuộc họp
  • Agenda: Lịch họp và thời gian dự kiến
  • Documents (Optional): Các tài liệu cần đọc trước để hiểu về chủ đề cần thảo luận.
  • Exercises before the meetings (Optional): Nếu trước họp cần các participants đọc trước tài liệu, điền biểu mẫu hay chuẩn bị bất cứ thứ gì cũng nên nêu rõ.

4. Chuẩn bị tài liệu đọc trước, tài liệu trình chiếu, công cụ hỗ trợ.

• Với các cuộc họp dạng Information Meetings có lượng thông tin lớn. Host nên tìm cách chuẩn bị slide mô tả tóm gọn các thông tin chính để participants dễ nắm bắt trong suốt meetings. Kèm theo đó là các tài liệu đính kèm.
• Tương tự, nếu là cuộc họp dạng Brainstorming Meetings, cần chuẩn bị các template sẵn từng bước trên các platform như Miro, FigJam để team dễ dàng đóng góp ý tưởng.

5. Đặt lịch hẹn

• Khi đặt một lịch hẹn, cần chú ý các điểm sau:
  • Tiêu đề cần ngắn gọn và xúc tích, các keywords quan trọng luôn phải nằm trước
  • Trường hợp công ty làm việc hybrid mode, chú ý (1) Đặt phòng họp cho các stakeholders (2) Tạo link Google Meets hoặc Zoom.
  • Ghi rõ Purpose, Agenda, và các Documents trong tài liệu mô tả
  • Kiểm tra lịch họp của các key participants (những người mà không có họ cuộc họp khó có thể đạt được kết quả) xem có trùng với lịch có sẵn không. Trong trường hợp trùng lịch có hai giải pháp thường thấy: 1) Tìm khoảng thời gian khác phù hợp hơn 2) Tìm khoảng thời gian phù hợp với số đông sau đó đàm phán để những participant trùng lịch dời lịch họp cá nhân của họ.

In the meeting

Trước khi bắt đầu, nhắc lại một cách ngắn gọn về mục tiêu và mục đích của cuộc họp. Kết quả mong đợi sau cuộc họp.

Luôn cần có Facilitator trong cuộc họp để dẫn dắt lịch trình, hướng dẫn, kiểm soát thời gian, và khuyến khích mọi người đặt câu hỏi. Thường thấy thì Facilitator cũng là Host.

Luôn có dự kiến thời gian cho từng phần và đảm bảo lịch trình dự kiến giữa các phần không bị chênh quá nhiều.

Nêu rõ giao thức hỏi đáp, tranh luận. Thường sẽ có 3 cách:

• Phần hỏi đáp cuối meeting

• Phần hỏi đáp chèn giữa mỗi phần nếu meeting được chia làm nhiều phần

• Cho phép stakeholders đặt câu hỏi, nêu ý kiến trong suốt quá trình.

Nếu xảy ra các trao đổi đi quá xa khỏi mục tiêu ban đầu (out of context) hoặc tranh luận kéo dài thì sẵn sàng cắt ngang. Facilitator hoặc Thư ký ghi nhận lại và có các follow ups offline hoặc ở một buổi họp khác.

After the meeting

Nhiều trường hợp trong cuộc họp trao đổi rất sôi nổi, nhiều ý kiến được đưa ra, chiều quyết định được thống nhất nhưng họp xong không có tóm tắt lại. Điều này rất quan trọng nhưng nhiều khi tôi thấy hay bị bỏ qua dẫn đến nhiều hệ lụy như đã thống nhất nhưng khi thực hiện thì không nhất quán vì tưởng rằng đã hiểu nhưng thực ra là chưa, hay người nhớ người quên..

Cho nên để chắc chắn, sau meeting thì bạn Facilitator hoặc Secretary sẽ là tóm tắt lại các Key Highlights, Pending Questions và Next Steps. Các tóm tắt này có thể được đăng lên các communication channels hoặc viết thành Meeting Minutes trong Confluence để dễ tra cứu.

Participant

Ở chiều đối diện, participant khi tham gia họp cũng cần làm rõ các thông tin phía trên:

• Mục đích cuộc họp là gì?
• Mục tiêu cuộc họp là gì?
• Vai trò của tôi khi tham gia họp là gì? Tôi cần thực sự cần tham gia họp không?
• Liệu rằng có tài liệu hay bài tập gì cần tôi đọc và chuẩn bị trước không?
• Có những ai tham gia?
• Sau cuộc họp tôi cần làm gì không?

Đặt câu hỏi, góp ý với thái độ cở mở, tích cực. Góp ý không nhằm mục đích công kích cá nhân hay phản bác thiếu căn cứ hay lập luận rõ ràng.

Các thông tin nếu chưa hiểu hãy nói ngay trong cuộc họp và xin làm rõ thêm, đừng ậm ờ cho qua. Nếu mất nhiều thời gian thì xin phép được catch-up sau để không mất thời gian của cả nhóm.

Trong cuộc họp thì nên tập trung hoàn toàn vào việc họp, việc nào ra việc đó cho dù là meeting online hay meeting offline. Đây là một lỗi cơ bản mà rất nhiều người gặp phải khiến cho cuộc họp vừa mất thời gian, vừa không hiệu quả.